Privacybeleid
Hoe Stap Voor Stap Onderwijs omgaat met persoonsgegevens van leerlingen, ouders en sollicitanten.
Laatst bijgewerkt: augustus 2026.
1. Wie zijn wij
Stap Voor Stap Onderwijs (vof) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verzameld.
Maldenburg 101, Rotterdam · KvK 94796890 · info@stapvoorstaponderwijs.nl · +31 6 82051530.
2. Welke gegevens verwerken we
- Contact- en aanmeldgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats.
- Leerlinggegevens: naam, schoolniveau, leerjaar, vakken en voortgangsinformatie die nodig is voor de begeleiding.
- Sollicitatiegegevens: naam, contactgegevens, motivatie, cv en eventuele referenties.
3. Waarvoor gebruiken we die gegevens
- Het uitvoeren van de begeleiding en het opstellen van evaluaties en rapportages.
- Communicatie met ouders, leerlingen en — uitsluitend met toestemming — met school.
- Het behandelen van aanmeldingen, vragen en sollicitaties.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4. Grondslagen
Wij verwerken gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst, toestemming en/of ons gerechtvaardigd belang bij een goede bedrijfsvoering.
5. Gegevens van kinderen
Onze begeleiding is gericht op minderjarige leerlingen. Aanmeldingen verlopen daarom altijd via een ouder of wettelijk vertegenwoordiger; die vult het aanmeldformulier in en is ons aanspreekpunt. Voor leerlingen jonger dan 16 jaar verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend op basis van de overeenkomst met de ouder/verzorger of met diens toestemming. Ouders kunnen namens hun kind alle rechten uitoefenen die in dit beleid staan. Wij verzamelen bewust geen gegevens rechtstreeks bij kinderen zonder dat een ouder daarvan op de hoogte is.
6. Bewaartermijnen
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en verwijderen ze zodra ze niet meer nodig zijn. Voor administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Wil je dat wij jouw gegevens (bijvoorbeeld een sollicitatie of contactbericht) eerder verwijderen? Neem dan contact met ons op via info@stapvoorstaponderwijs.nl; we voeren zo'n verzoek zo snel mogelijk uit.
7. Delen met derden
We verkopen geen gegevens. We delen alleen met verwerkers die nodig zijn voor onze dienstverlening: Vercel (hosting van deze website) en Airtable (veilige opslag van formulierinzendingen). Met school of gemeente delen we uitsluitend na toestemming van ouders.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail je verzoek naar info@stapvoorstaponderwijs.nl. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen: de website draait volledig over een beveiligde verbinding (HTTPS/HSTS), formulierinzendingen lopen via een server-side koppeling waarbij het toegangstoken nooit in de browser komt, uploads worden op type en omvang gecontroleerd, en de toegang tot de opgeslagen gegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers.
10. Cookies
Deze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen trackers of analytics. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.
Het leerlingportaal
Wie wij zijn
Stap Voor Stap Onderwijs (vof), Maldenburg 101, Rotterdam, KvK 94796890. Voor alle privacyvragen: info@stapvoorstaponderwijs.nl.
Wat het portaal is
Ons leerlingportaal (portaal.stapvoorstaponderwijs.nl) is de besloten omgeving waarin wij de begeleiding van leerlingen vastleggen en delen met hun ouders of verzorgers. Ouders zien er het rooster, de lesverslagen en de voortgang van hun kind; docenten registreren er hun lessen; coördinatoren organiseren er de planning. Het account ligt bij de ouder — kinderen krijgen geen eigen inlog.
Welke gegevens wij in het portaal verwerken
- Van leerlingen: naam, geboortedatum, klas/groep en niveau, de vestiging, het lesrooster en de aanwezigheid, lesverslagen en werkhouding, begeleidingsnotities en evaluaties (waaronder ons succesfactorenmodel), en — zodra die functies in gebruik zijn — cijfers en lessaldo.
- Van ouders/verzorgers: naam, e-mailadres, telefoonnummer, inloggegevens en de koppeling aan hun kind(eren).
- Van docenten en coördinatoren: naam, contactgegevens, vakken, beschikbaarheid en gewerkte uren.
De gegevens komen van uzelf (bij aanmelding en in het portaal), van onze docenten en coördinatoren (lesregistratie en begeleiding) en — waar u die zelf aanlevert — uit door u geüploade documenten zoals cijferlijsten.
Waarvoor, en op welke grond
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| De begeleiding uitvoeren en daarover rapporteren: rooster, lesregistratie, verslagen, voortgang, ons begeleidingsmodel | uitvoering van de overeenkomst, die u mede namens uw kind sluit |
| Interne begeleidingsnotities die (nog) niet in het portaal zijn vrijgegeven | gerechtvaardigd belang: continuïteit en kwaliteit van de begeleiding |
| Beveiliging en aantoonbaarheid (logbestanden, wijzigingsregistratie) | gerechtvaardigd belang: bescherming van de gegevens van uw kind |
| Saldo- en urenadministratie, facturatie | uitvoering van de overeenkomst; wettelijke (fiscale) bewaarplicht |
Wij vragen u geen toestemming voor deze verwerking en doen dat bewust niet: de verwerking is nodig om de begeleiding uit te voeren die u met ons afspreekt. Het verstrekken van de gevraagde gegevens is daarvoor noodzakelijk; zonder die gegevens kunnen wij de begeleiding niet leveren.
Wie uw gegevens ziet
Toegang is strikt gescheiden per rol en technisch afgedwongen: u ziet alleen uw eigen kind(eren); een docent ziet alleen de eigen leerlingen; een coördinator alleen de eigen vestiging. Sommige begeleidingsnotities zijn intern totdat de coördinator ze vrijgeeft — uw wettelijke inzagerecht (zie hieronder) blijft daarop onverkort van toepassing.
Waar uw gegevens staan
De gegevens staan in de Europese Unie (database in Ierland). Wij gebruiken een beperkt aantal dienstverleners ("verwerkers"): Supabase (database en inlogomgeving, opslag in Ierland), Vercel (hosting van de webapplicatie, VS-bedrijf; de applicatie draait in Frankfurt), Brevo (e-mailverzending, Frankrijk, opslag in de EU) en Google Workspace (onze zakelijke e-mail, VS-bedrijf). Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Voor zover gegevens de Amerikaanse bedrijven bereiken, gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework, met de Europese modelcontractbepalingen als vangnet; een kopie van deze waarborgen kunt u bij ons opvragen.
E-mail gebruiken wij als contactkanaal, niet als dossierkanaal: onze berichten aan u bevatten nooit inhoudelijke informatie over uw kind — u leest die achter de beveiligde inlog van het portaal.
Hoe lang wij bewaren
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Begeleidingsdossier (lessen, verslagen, notities, evaluaties) | 2 jaar na uitschrijving |
| Financiële administratie (saldo, uren, facturen) | 7 jaar (wettelijke plicht) |
| Aanvragen die niet tot begeleiding leiden | 6 maanden |
| Technische logbestanden | 30–90 dagen |
Termijnen zijn maxima; op verzoek verwijderen wij eerder, behalve waar de wet bewaren verplicht.
Uw rechten — en die van uw kind
De gegevens in het portaal gaan over uw kind; de rechten uit de AVG (inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, beperking) zijn dan ook de rechten van uw kind. Zolang uw kind jonger is dan 16 oefent u die als gezagdragende ouder uit; het inzagerecht omvat het volledige dossier, ook nog niet vrijgegeven notities (alleen passages die de rechten van anderen raken kunnen gemotiveerd worden afgeschermd). Vanaf 16 jaar oefent uw kind deze rechten zelf uit; rond die verjaardag vragen wij uw kind om akkoord voor uw voortgezette inzage in het begeleidingsdossier. Verzoeken: info@stapvoorstaponderwijs.nl — wij reageren binnen één maand. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Overgang van onze oude administratie
Het portaal is leeg gestart: gegevens uit onze eerdere administratie zijn niet overgezet. Die oude administratie wordt per 1 oktober 2026 definitief gewist. Wilt u een afschrift van gegevens van vóór de start van het portaal, vraag dat dan vóór die datum aan via info@stapvoorstaponderwijs.nl.
Voor leerlingen: wat schrijven wij over jou op?
(kindvriendelijke samenvatting, vanaf ± 12 jaar)
Jouw ouders kunnen in ons portaal zien hoe het met je bijles gaat. Wij schrijven op wanneer je les hebt en bij wie, wat we in de les hebben gedaan, hoe het ging, en wat je nog lastig vindt — zodat we je beter kunnen helpen en je ouders kunnen meekijken.
Alleen jouw eigen docenten, de coördinator van jouw locatie en jouw ouders kunnen dat zien. Andere leerlingen en hun ouders kunnen jouw gegevens niet zien. Soms schrijft een docent eerst iets op dat alleen het team leest, bijvoorbeeld om een nieuwe aanpak te bespreken — jij en je ouders mogen altijd vragen om álles te lezen wat er over jou is opgeschreven.
Word je 16? Dan mag jíj beslissen over jouw gegevens, en vragen we jou of je ouders mogen blijven meekijken. Vind je dat iets niet klopt, of wil je weten wat er over je is opgeschreven? Vraag het je ouders, je docent, of mail ons: info@stapvoorstaponderwijs.nl.